Rouwkaarten maken en versturen: wat zet je erop en wie stuur je er een?

Een rouwkaart maken en versturen: waar begin je?

Een rouwkaart is een persoonlijke kennisgeving van een overlijden. Je gebruikt de kaart om familie, vrienden, kennissen en andere betrokkenen te informeren. Vaak bevat de kaart ook informatie over de uitvaart, crematie, begrafenis of herdenkingsdienst.

Begin pas met de definitieve opmaak wanneer de belangrijkste gegevens vaststaan. Controleer vooral de naam van de overledene, de datum van overlijden, de datum en locatie van het afscheid en de contactgegevens van de familie. Laat de kaart bij voorkeur door meerdere mensen nalezen voordat deze wordt gedrukt.

Waarom verstuur je een rouwkaart?

Een rouwkaart heeft zowel een praktische als een persoonlijke betekenis. De kaart brengt mensen op de hoogte, maar vormt vaak ook een eerste tastbare herinnering aan de overledene.

Kennisgeving of uitnodiging: een belangrijk verschil

Niet iedere rouwkaart hoeft automatisch een uitnodiging voor de uitvaart te zijn. Je kunt mensen over het overlijden informeren zonder hen voor het afscheid uit te nodigen.

Bij een uitvaart in besloten kring kun je bijvoorbeeld vermelden:

• De uitvaart vindt in besloten kring plaats.
• Het afscheid zal in familiekring worden gehouden.
• Wij nemen in kleine kring afscheid.
• De crematie of begrafenis zal op verzoek van de overledene in besloten kring plaatsvinden.

Wat zet je op een rouwkaart?

De inhoud van een rouwkaart verschilt per familie. Toch zijn er enkele onderdelen die op vrijwel iedere kaart terugkomen.

1. Een openingszin: een korte zin waarin het overlijden wordt meegedeeld.
2. De naam van de overledene: eventueel aangevuld met de roepnaam, meisjesnaam, partner of een onderscheiding.
3. Geboorte- en overlijdensgegevens: meestal de geboorte- en overlijdensdatum en soms de geboorte- en overlijdensplaats.
4. Een persoonlijke tekst: bijvoorbeeld een gedicht, citaat, geloofstekst of eigen herinnering.
5. De namen van de nabestaanden: in een volgorde en vorm die bij de familie past.
6. Informatie over het afscheid: datum, aanvangstijd, locatie en eventuele gelegenheid tot condoleren.
7. Correspondentieadres: een adres waar condoleancekaarten en andere berichten naartoe kunnen worden gestuurd.
8. Wensen rond bloemen of donaties: alleen wanneer de familie daar een duidelijke voorkeur voor heeft.

Voor uitgebreide voorbeeldteksten en openingszinnen kun je verder lezen in wat schrijf je op een rouwkaart of in een overlijdensbericht?

Voorbeelden van openingszinnen

Een openingszin hoeft niet uitgebreid te zijn. Een eenvoudige en oprechte formulering is vaak het meest passend:

• Tot ons grote verdriet is overleden...
• Met veel verdriet nemen wij afscheid van...
• Dankbaar voor alles wat hij voor ons betekende, nemen wij afscheid van...
• Na een liefdevol en betekenisvol leven is rustig overleden...
• Verdrietig, maar dankbaar voor alle mooie herinneringen, delen wij mee dat is overleden...

Kies woorden die aansluiten bij de omstandigheden en bij de manier waarop de familie over de overledene spreekt. Een rouwkaart hoeft niet formeler te zijn dan de persoon zelf was.

Hoe ontwerp je een persoonlijke rouwkaart?

Het ontwerp hoeft niet uitsluitend uit donkere kleuren en traditionele symbolen te bestaan. Een rouwkaart mag juist aansluiten bij het karakter, de voorkeuren en het leven van de overledene.

Meer inspiratie vind je in onze 10 tips voor een persoonlijke en creatieve rouwkaart.

Formaat, papiersoort en vouwvorm kiezen

Rouwkaarten kunnen enkel, dubbel, vierkant, staand of liggend worden uitgevoerd. Veelgebruikte formaten zijn A6 en A5, maar een afwijkend formaat kan beter passen bij een foto of persoonlijk ontwerp.

Let bij de keuze van het papier niet alleen op de uitstraling, maar ook op de leesbaarheid en de kwaliteit van foto’s:

• Mat papier geeft meestal een rustige, zachte en ingetogen uitstraling.
• Glad papier laat kleuren en foto’s vaak helderder uitkomen.
• Structuurpapier kan een warme, natuurlijke of ambachtelijke indruk geven.
• Gerecycled papier past bij een bewuste of duurzame keuze.

Controleer ook of het formaat en gewicht van de kaart passen binnen de verzendvoorwaarden. Een drukkerij of uitvaartverzorger kan hierbij helpen.

Wie stuur je een rouwkaart?

Stuur een rouwkaart aan mensen die een betekenisvolle band hadden met de overledene of die je persoonlijk over het overlijden wilt informeren. Er bestaat geen vaste lijst die voor iedere familie geldt. Kijk vooral naar de relaties, het recente contact en de wensen van de overledene en de nabestaanden.

Hoeveel rouwkaarten heb je nodig?

Maak samen met enkele familieleden een adressenlijst. Verdeel deze eventueel in groepen, zoals familie, vrienden, buren, werk en verenigingen. Zo wordt sneller zichtbaar of iemand ontbreekt.

Houd bij het bepalen van het aantal rekening met huishoudens. Een echtpaar of gezin op hetzelfde adres ontvangt meestal één kaart, tenzij afzonderlijk contact passender is.

Bestel bij voorkeur enkele extra exemplaren. Soms komt later nog een naam naar voren, wil iemand uit de familie een kaart bewaren of is een kaart tijdens het schrijven beschadigd. Hoeveel extra kaarten verstandig zijn, hangt af van de omvang van de oplage.

Adressen verzamelen en zorgvuldig verwerken

Het verzamelen van actuele adressen kan veel tijd kosten. Controleer daarom eerst bestaande adresboeken, telefoonlijsten, agenda’s, kerstkaarten, verenigingsadministraties en contacten van de overledene.

Een gedeeld document of online adresboek kan helpen. Daarmee kunnen familieleden adressen aanvullen of kunnen ontvangers zelf hun adres doorgeven. Deel persoonsgegevens alleen met mensen die deze nodig hebben en controleer vooraf hoe een online aanbieder met de gegevens omgaat.

Adressen kunnen met de hand op de enveloppen worden geschreven, direct op de envelop worden geprint of op etiketten worden geplaatst. Handgeschreven enveloppen geven een persoonlijke uitstraling. Geprinte adressen kunnen bij grotere aantallen tijd besparen en de kans op onleesbare adressering verkleinen.

Zelf ontwerpen of laten maken?

Je kunt een rouwkaart samen met een uitvaartverzorger of drukkerij samenstellen, maar er zijn ook online ontwerpprogramma’s waarmee families zelf een kaart kunnen maken.

Wie zelf ontwerpt, doet er goed aan de volgende punten te controleren:

• Staan alle namen, data, tijden en adressen correct vermeld?
• Zijn tekst en achtergrond voldoende contrastrijk?
• Is de tekst ook voor oudere ontvangers goed leesbaar?
• Heeft de gebruikte foto voldoende resolutie?
• Zijn marges, vouwlijnen en afloop correct ingesteld?
• Staan er geen tijdelijke voorbeeldteksten meer in het ontwerp?
• Klopt het correspondentieadres?

Drukken, enveloppen en digitale verzending

De uitvaartverzorger bespreekt de rouwkaart vaak tijdens een van de eerste gesprekken. De enveloppen kunnen soms eerder beschikbaar worden gesteld, zodat de adressen alvast geschreven of geprint kunnen worden terwijl de kaarten worden gedrukt.

Vraag vooraf naar de verwachte productietijd. Spoeddrukwerk kan soms dezelfde dag worden verwerkt, maar de mogelijkheden verschillen per drukkerij, tijdstip, weekend en gekozen afwerking.

Een digitale versie in pdf- of afbeeldingsvorm kan aanvullend worden verstuurd naar mensen van wie geen adres bekend is of die in het buitenland wonen. Houd er wel rekening mee dat een bericht via WhatsApp, e-mail of sociale media anders kan worden ervaren dan een persoonlijk geadresseerde kaart.

Deel een digitale rouwkaart bij voorkeur rechtstreeks met de bedoelde ontvangers en vraag hen de kaart niet zonder toestemming openbaar te verspreiden.

Wanneer verstuur je de rouwkaarten?

Verstuur de kaarten zodra de gegevens van het afscheid definitief zijn en de kaart zorgvuldig is gecontroleerd. Dat gebeurt meestal binnen enkele dagen na het overlijden.

Hoe eerder ontvangers de kaart ontvangen, hoe meer tijd zij hebben om vrij te vragen, vervoer te regelen of vanuit het buitenland te reizen. Wacht bij twijfel over datum, tijd of locatie liever op definitieve bevestiging dan dat onjuiste informatie wordt verspreid.

Wanneer fysieke kaarten niet meer op tijd aankomen, kun je de belangrijkste genodigden eerst telefonisch of digitaal informeren. De rouwkaart kan daarna alsnog als persoonlijke kennisgeving en herinnering worden verstuurd.

Rouwkaarten versturen via PostNL

Voor rouwpost binnen Nederland kun je gebruikmaken van speciale rouwzegels en verzamelenveloppen. Een verzamelenvelop maakt de rouwpost herkenbaar en helpt PostNL de zending met extra aandacht te verwerken.

1. Voorzie iedere afzonderlijke rouwkaart van voldoende rouwzegels.
2. Doe de geadresseerde kaarten in een speciale verzamelenvelop.
3. Controleer of de verzamelenvelop goed gesloten is.
4. Lever de envelop vóór de aangegeven lichtingstijd in bij een PostNL-punt.

Verzamelenveloppen die vóór 16.30 uur bij een PostNL-punt worden ingeleverd, worden volgens PostNL op de eerstvolgende bezorgdag bezorgd. Controleer altijd de actuele openingstijden en lichtingstijd van het gekozen PostNL-punt.

Moet rouwpost op maandag worden bezorgd? Dan kan de verzamelenvelop na voorafgaande aanmelding via de barcode vóór zondag 17.00 uur in een geschikte medische brievenbus worden gedaan. Niet iedere brievenbus wordt in het weekend geleegd.

Tot slot

Een rouwkaart hoeft niet perfect of uitgebreid te zijn. Het belangrijkste is dat de kaart oprecht is, de juiste informatie bevat en past bij de persoon van wie afscheid wordt genomen.

Neem voldoende tijd om het ontwerp en de adressen te controleren, maar probeer niet ieder detail alleen te regelen. Samen een tekst kiezen, adressen verzamelen en enveloppen schrijven kan ook een rustig moment van verbondenheid en herinnering zijn.

Wil je meer lezen? Bekijk dan onze artikelen met tips voor een persoonlijke rouwkaart en uitleg over wat je op een rouwkaart of in een overlijdensbericht schrijft.

Heb je een vraag of ontbreekt er informatie? Neem dan gerust contact met ons op.